IT-переезд офиса: чек-лист, чтобы не остановить работу

Почему IT-переезд нужно планировать заранее

Мебель можно перевезти за день, а вот интернет в новом здании провайдер может подключать неделями. Если в новом помещении нет нормальной кабельной сети, её нужно проложить до того, как поставят столы. Сервер, который выключили в пятницу, может не включиться в понедельник. Поэтому IT-переезд — это проект, который начинается за месяц-полтора до дня «Х».

За 6 недель: обследование и планирование

• Осмотрите новое помещение с IT-специалистом: есть ли кабельная сеть, в каком она состоянии, где можно разместить шкаф или серверную, какие провайдеры заведены в здание.
• Составьте план рассадки: количество рабочих мест, принтеров, переговорных, место для ресепшена.
• Посчитайте точки подключения с запасом — см. «Как сделать локальную сеть в офисе».
• Проведите инвентаризацию текущего оборудования: что переезжает, что пора заменить, что утилизировать.
• Определите бюджет на сеть, оборудование, работы.

За 4–5 недель: интернет и связь

• Закажите интернет в новом офисе. Уточните сроки подключения, технологию, возможность статического IP. Если бизнес зависит от интернета — подключите два провайдера.
• Телефония. Если у вас IP-телефония — номера переедут вместе с вами. Если традиционная связь — уточните у оператора возможность переноса номеров. Переезд — хороший момент перейти на IP-АТС, см. «Мини-АТС для офиса».
• Сообщите провайдерам о расторжении или переносе договоров в старом офисе в нужные сроки.

За 3–4 недели: монтаж сети

• прокладка кабелей, установка розеток, шкафа, патч-панелей;
• электропитание: отдельные розетки для компьютеров, линия для шкафа, ИБП;
• места для точек доступа Wi‑Fi и камер видеонаблюдения;
• тестирование всех линий и маркировка.

Сеть монтируют до расстановки мебели — потом это сложнее и дороже. Подробнее — монтаж СКС и локальной сети.

За 2 недели: оборудование

• закупите новое оборудование: коммутаторы, роутер, точки доступа, ИБП, недостающие компьютеры и мониторы;
• установите и настройте активное оборудование в новом офисе заранее;
• подключите интернет и проверьте его работу;
• подготовьте план IP-адресов и подключений: какой принтер куда, где сервер.

За неделю: подготовка к переезду

• Резервные копии всего: сервера, баз 1С, документов, почты. Проверьте, что из них можно восстановиться.
• Маркировка: каждый компьютер, монитор и кабель — с именем сотрудника и номером рабочего места.
• Инструкция для сотрудников: как упаковать рабочее место, что взять с собой (ключи ЭЦП, токены), что не трогать.
• Упаковка: кабели и блоки питания — в пакет с подписью, мониторы — экраном к мягкому.
• Сообщите клиентам и партнёрам о возможных перерывах в связи.

День переезда

1. Корректно выключите сервер и сетевое оборудование.
2. Перевезите сервер и оборудование отдельно, аккуратно, без тряски.
3. В новом офисе первым запустите сеть, интернет и сервер, проверьте их.
4. Расставьте и подключите рабочие места по плану.
5. Подключите принтеры, телефоны, камеры.
6. Проверьте каждое рабочее место: сеть, сервер, 1С, почта, печать, телефон.

Для офиса на 10–30 человек этот этап обычно укладывается в выходные при условии, что сеть и интернет подготовлены заранее.

Первая неделя после переезда

• инженер на месте или на связи в первый рабочий день — решает мелкие проблемы;
• проверка Wi‑Fi во всех помещениях;
• обновление документации: новая схема сети, адреса, пароли;
• отключение и вывоз оборудования из старого офиса, очистка дисков списываемой техники.

Чек-лист IT-переезда

• новое помещение осмотрено, сеть спроектирована;
• интернет заказан (и резервный канал);
• вопрос телефонных номеров решён;
• сеть смонтирована и протестирована;
• оборудование закуплено и настроено;
• резервные копии сделаны и проверены;
• оборудование промаркировано;
• сотрудники проинструктированы;
• в первый день есть поддержка.

Переезд под ключ

Мы проводим IT-переезды офисов в Алматы: обследование нового помещения, проект и монтаж сети, подключение интернета и телефонии, перевозка и запуск сервера, подключение рабочих мест и поддержка в первый день. Подробнее — монтаж сети, оборудование для офиса и IT-аутсорсинг.