Корпоративная почта на своём домене: как настроить

Зачем бизнесу почта на своём домене

• Доверие. Письмо с адреса sales@company.kz воспринимается серьёзнее, чем с company2024@бесплатный-сервис.
• Контроль. Ящики принадлежат компании. При увольнении сотрудника переписка с клиентами остаётся у вас.
• Единообразие. Понятная структура адресов: имя.фамилия@, отделы info@, buh@, sales@.
• Безопасность. Централизованное управление паролями, двухфакторной аутентификацией, политиками.
• Совместная работа. Общие календари, контакты, документы и групповые ящики.

Что понадобится

1. Домен — например, company.kz. Если у компании есть сайт, домен уже есть. Важно, чтобы он был зарегистрирован на компанию, а доступ к панели регистратора был у руководства, а не только у разработчика сайта.
2. Почтовый сервис — где будут храниться ящики.
3. Доступ к DNS-настройкам домена — у регистратора или хостинга.

Варианты почтовых сервисов

Для большинства компаний оптимален облачный бизнес-сервис: почта работает стабильно, письма доходят, а администрирование минимальное. Собственный сервер оправдан только при особых требованиях и наличии специалиста.

Настройка DNS-записей

Чтобы почта на вашем домене работала и письма не попадали в спам, в DNS домена добавляют несколько записей. Конкретные значения выдаёт почтовый сервис.

MX

Указывает, на какой сервер доставлять письма для вашего домена. Если MX-запись не настроена или указывает на старый сервис, входящие письма не придут.

SPF

TXT-запись, в которой перечислены серверы, имеющие право отправлять письма от имени вашего домена. Важно: запись SPF для домена должна быть одна. Если сайт тоже отправляет письма (формы заявок), его сервер нужно включить в эту же запись.

DKIM

Цифровая подпись писем. Почтовый сервис генерирует ключ, а вы публикуете его в DNS. Получатель проверяет подпись и убеждается, что письмо не подделано.

DMARC

Политика, которая говорит почтовым системам получателей, что делать с письмами, не прошедшими проверки SPF и DKIM: пропустить, отправить в спам или отклонить. Начинают с мягкой политики и отчётов, затем ужесточают.

Без SPF, DKIM и DMARC ваши письма чаще попадают в спам, а мошенники могут рассылать письма от имени вашей компании.

Перенос старой почты

1. Создайте ящики в новом сервисе, пока MX ещё указывает на старый.
2. Перенесите архив писем инструментами миграции сервиса (по IMAP) или вручную через почтовую программу.
3. В заранее согласованное время (лучше вечером или в выходной) измените MX-записи.
4. В течение суток-двух проверьте, что новые письма приходят в новый сервис, и перенесите письма, пришедшие в старый за время обновления DNS.
5. Настройте почту на компьютерах и телефонах сотрудников.

Настройка на устройствах

• Outlook и почтовые программы — подключение по протоколам сервиса (Exchange/IMAP), чтобы письма синхронизировались на всех устройствах. Избегайте POP3: письма скачиваются на один компьютер и теряются при его поломке.
• Телефон — через приложение сервиса или встроенную почту.
• Подпись — единый шаблон с именем, должностью, телефоном, сайтом.
• Двухфакторная аутентификация — обязательно, особенно для руководства и бухгалтерии.

Частые ошибки

• домен оформлен на бывшего сотрудника или веб-студию;
• две записи SPF вместо одной;
• сайт отправляет заявки «от имени» домена без включения в SPF — заявки уходят в спам;
• забыли продлить домен — перестали работать и сайт, и почта;
• почта по POP3 на одном компьютере без копий.

Мы настраиваем корпоративную почту, переносим архивы и следим за доменом и DNS в рамках IT-аутсорсинга и поддержки сайтов. Работы выполняются удалённо для компаний в любом городе Казахстана.