Как выбрать МФУ для офиса
МФУ — рабочая лошадка офиса: печатает договоры, сканирует документы, копирует паспорта клиентов. Ошибка при выборе обходится дорого: либо постоянные поломки, либо огромные расходы на картриджи. Разбираем, на что смотреть.
Начните с объёма печати
Главный параметр, от которого зависит выбор, — сколько страниц в месяц будет печатать устройство. Посчитайте реальный объём: сколько печатает каждый отдел, какие пиковые периоды (закрытие месяца, отчётность). Затем посмотрите характеристики МФУ:
- Рекомендуемая месячная нагрузка — объём, на котором устройство работает оптимально. Выбирайте МФУ так, чтобы ваш объём был в пределах этого значения.
- Максимальная месячная нагрузка — пиковое значение, на котором постоянно работать нельзя: устройство быстро износится.
Типичная ошибка — купить недорогое «домашнее» МФУ в офис на 15 человек. Оно справится, но через год потребует ремонта, а картриджи для таких моделей обычно самые дорогие в пересчёте на страницу.
Лазерное или струйное
| Лазерное | Струйное с СНПЧ | |
|---|---|---|
| Тексты, документы | Отлично | Хорошо |
| Цветная печать | Дорого (цветной лазер) | Экономично |
| Скорость | Высокая | Средняя |
| Редкая печать | Не страдает | Риск засыхания головки |
| Стоимость страницы | Низкая для ч/б | Низкая для ч/б и цвета |
Функции, которые важны в офисе
Сетевое подключение
Обязательно — Ethernet (кабель). Wi‑Fi удобен, но для офисного МФУ проводное подключение надёжнее. Устройство, подключённое по USB к одному компьютеру, — источник постоянных проблем «не печатает, когда Маша выключила компьютер».
Автоматическая двусторонняя печать (дуплекс)
Экономит бумагу и место в архиве. Для офиса — практически обязательна.
Автоподатчик оригиналов (АПД)
Позволяет сканировать и копировать пачку листов без ручной перекладки. Двусторонний АПД (DADF или однопроходный) сканирует обе стороны листа — незаменим для договоров.
Сканирование в папку и на почту
Сканы сразу попадают в сетевую папку или почтовый ящик сотрудника. Проверьте поддержку современных протоколов (SMB 2/3) — старые МФУ с SMB1 перестают работать с новыми версиями Windows.
Скорость печати и время выхода первой страницы
Для офиса на 10–20 человек комфортно от 30–40 страниц в минуту.
Лотки
Вместимость основного лотка (250–500 листов), возможность добавить дополнительный лоток, обходной лоток для конвертов и плотной бумаги.
Безопасность
Печать по PIN-коду (документ печатается, когда сотрудник подошёл и ввёл код), учёт печати по пользователям, шифрование и очистка встроенного диска — важно для бухгалтерии и юристов.
Стоимость владения
Цена МФУ — только начало. За 3–5 лет основные расходы — это картриджи, барабаны, обслуживание и ремонт. Считайте:
Стоимость владения = цена устройства + (объём печати × стоимость страницы × срок) + обслуживание
Часто устройство, которое дороже в покупке, оказывается заметно дешевле за весь срок службы благодаря картриджам большого ресурса и возможности заправки. Подробнее о расходниках — «Заправка картриджа или новый».
Чек-лист выбора МФУ для офиса
- рекомендуемая месячная нагрузка выше вашего объёма печати;
- сетевое подключение по кабелю;
- автоматическая двусторонняя печать;
- двусторонний автоподатчик для сканирования;
- сканирование в папку и на почту с поддержкой современных протоколов;
- доступные картриджи большого ресурса, возможность заправки;
- сервисная поддержка и запчасти в Казахстане;
- драйверы для всех используемых систем.
Подберём и подключим
Мы помогаем выбрать МФУ под реальный объём печати и бюджет, подключаем его к сети, настраиваем печать и сканирование на всех компьютерах, а дальше обслуживаем — заправка, ремонт, контроль расходников. Подробнее — обслуживание оргтехники и оборудование для офиса.
Покупка или аренда МФУ
Для офисов с большим объёмом печати существует модель аренды или «печати по подписке»: поставщик предоставляет МФУ, обслуживает его и поставляет расходники, а компания платит за отпечатанные страницы или фиксированную ежемесячную сумму. Плюсы — нет капитальных затрат и забот об обслуживании. Минусы — договорные обязательства и итоговая стоимость за несколько лет может быть выше покупки. Сравнивайте полную стоимость за 3–5 лет.
Учёт и ограничение печати
В офисах, где печать «съедает» заметный бюджет, помогают инструменты учёта:
- коды отделов или пользователей на МФУ — видно, кто сколько печатает;
- квоты на цветную печать;
- двусторонняя печать по умолчанию;
- печать по PIN-коду — документы, которые никто не забрал, не печатаются вовсе.
Часто одно лишь появление учёта снижает объём печати.
МФУ для бухгалтерии
Бухгалтерия — главный «потребитель» печати и сканирования. Что важно: надёжность при больших объёмах, двусторонний автоподатчик для сканирования пачек документов, сканирование в PDF с распознаванием текста (поиск по скану), сканирование сразу в папку на сервере, где хранятся первичные документы. Отдельное МФУ для бухгалтерии часто окупается экономией времени.
Сколько служит МФУ
Офисное МФУ среднего класса при нормальной нагрузке служит 5–7 лет и больше. Ресурс отдельных узлов (печь, ролики, блок проявки) меньше и указывается в документации — их замена является плановым обслуживанием, а не поломкой. Поэтому при выборе смотрите и на доступность запчастей и сервиса в Казахстане.
Принтеры — тоже к нам
Заправим картриджи с выездом, настроим печать и сканирование по сети, починим или подберём МФУ под ваш объём печати.
Подробнее об услуге: Принтеры и заправка картриджей
Частые вопросы
Сколько МФУ нужно офису?
Ориентир — одно МФУ на 5–15 сотрудников в зависимости от объёма печати. Бухгалтерии и отделу продаж часто ставят отдельные устройства. Иногда выгоднее одно мощное МФУ на этаж и несколько небольших принтеров у тех, кто печатает много.
Что лучше для офиса — лазерное или струйное МФУ?
Для документооборота с чёрно-белой печатью — лазерное: быстрее, тексты не размываются, нет проблемы засыхания чернил. Струйные МФУ с СНПЧ подходят для умеренной цветной печати и экономичны при правильной эксплуатации.
Стоит ли покупать цветное лазерное МФУ?
Только если цветная печать действительно нужна регулярно. Цветной лазер дороже в покупке и обслуживании: четыре картриджа, иногда отдельные барабаны и ленты переноса.
Не хотите разбираться сами? Оставьте заявку
Опишите, что случилось или что нужно сделать: «не работает принтер», «нужно обслуживание офиса на 15 компьютеров», «собрать 10 ПК для клуба». Мы перезвоним, зададим пару уточняющих вопросов и назовём стоимость и сроки.
- Бесплатная консультация и экспресс-аудит для офисов
- 80% обращений решаем удалённо за 15 минут
- Выезд инженера по Алматы и области
- Работаем с юрлицами и частными клиентами, по договору
Или напрямую: +7 705 277 80 80 · WhatsApp · Telegram · info@life-com.kz